SULSEL, TAGAR-NEWS.com – Pemberdayaan teknologi dalam membantu tugas-tugas kepolisian tentunya merupakan hal yang tak dapat dihindarkan, situasi yang ada seakan membentuk Biro SDM Polda Sulsel lebih berinovasi dalam hal pelayanan publik.
Jika mengacu pada tugas yang diemban, maka bukan hanya pelayanan kepada eksternal (publik) namun pelayanan internal pun sudah sangat perlu di kembangkan melalui pemanfaatan teknologi.
Menanggapi kondisi tersebut, Kasubbagrenmin Kompol Nurhafidah menekankan agar sebaiknya pengelolaan surat menyurat di lingkup Biro SDM Polda Sulsel dikelola dengan menggunakan Aplikasi berbasis IT.
“terapkan dan gunakan aplikasi e-Arsip yang telah dibuat oleh Brigpol Romi,” katanya
Aplikasi e-Arsip ini merupakan aplikasi berbasis IT yang dibuat sendiri oleh Personel Bagpsi Biro SDM Polda Sulsel (Brigpol Romi Sunggara) Aplikasi tersebut adalah sistem atau tata cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik (Document Management System/ e-documents) dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
Brig pol Romi yang di konfirmasi, menjelaskan Aplikasi e-Arsip adalah aplikasi yang mengakomodir proses konvensional menjadi proses digital dengan perbedaan yang cukup jelas yakni penyimpanan arsip pada kondisi konvensional membutuhkan banyak ruang, sedangkan pada kondisi digital hanya membutuhkan ruang yang minim.
‘Jika pada kearsipan konvensional memiliki kabinet yang berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen, pada sistem kearsipan kearsipan Digital kabinet virtual adalah penggantinya, arsip-arsip tersebut akan dikonversi menjadi file digital,” ungkapnya.
Ia melanjutkan Dengan digunakan nya aplikasi e-Arsip dimaksud sehingga alur persuratan di Subbagrenmin menjadi lebih mudah, proses pemberian layanan juga semakin mudah dan berkualitas.
Ditempat terpisah, Ipda Aswar Alimin Abdullah selaku Pamin Subbagrenmin mengungkapkan bahwa, teknis pengelolaan aplikasi ini akan di awaki oleh satu orang Bintara Polri yang bertugas menyelenggarakan alur persuratan digital di maksud dan melalui pemanfaatan aplikasi e-arsip sehingga pengarsipan fisik yang selama ini dilakukan sudah dapat dihilangkan, penggunaan metode Scan dan mengupload dokumen yang telah melalui proses registrasi di bagian register surat subbagrenmin dan operator e-Arsip.
“arsip sekarang sudah dalam bentuk file digital yang dibackup oleh server database untuk menampung file-file yang telah di upload,” tandasnya***
